İş akışı, SAP, E-imza, KEP entegrasyonu ve mobil desteği ile.
Şablonlara dayalı kolay sözleşme oluşturma
Otomatik Onay Süreci
Otomatik bildirimler
Her türdeki sözleşmelerinizin yönetiminde tüm beklentilerinizi karşılayan etkin ve güvenli sözleşme yönetimi.
Softay Sözleşme Yönetimi, çoklu platform destekler ve web tabanlı bir araçtır.
Çözümümüz, firmanızda mevcut sistem mimarisi, veri tabanı yapıları ve iş akışları için ayrı ayrı entegre olabilir.
Tarayıcı kullanımı kolay ve sezgisel bir altyapıya sahiptir.
Elektronik Sözleşme Dosyaları
Sözleşme dosyası, son tarihler ve hatırlatıcılar dahil olmak üzere tüm önemli sözleşme verilerinin genel bir görünümünü sağlar. Sözleşmeleri ve belgelerini güvenli, yapılandırılmış ve eksiksiz bir şekilde saklayabilirsiniz.
Otomatik Sözleşme Süreçleri
Oluşturun, doğrulayın, yayınlayın, sonlandırın, yönetin ve arşivleyin: İş akışı ile düzenli, şeffaf ve doğrulanabilir şekilde belgeleyin.
ERP ve CRM’e bağlı
Softay Sözleşme Yönetimi, entegre ERP ve CRM sistemlerinizden müşterileriniz, tedarikçileriniz ve iş ortaklarınızla ilgili ana verileri otomatik olarak aktarır ve bunları sözleşmelerinize hatasız ve güncel olarak ekler.
Akıllı Arama ve Otomatik Dosyalama
Akıllı arama işlevlerini kullanarak ihtiyaç duyduğunuz bilgilere doğrudan erişin. Sözleşme numaralarını, son tarihleri, fiyatları veya koşulları otomatik olarak tamamlayarak sözleşmeleri doğru yere kaydedin.
Uyumluluk, AB GDPR ve veri güvenliği
Softay Sözleşme Yönetimi, verilerinizin güvenli ve uyumlu bir şekilde saklanmasını sağlar: Sözleşmelerinize sınırsız ve yetkisiz erişimi engeller. Denetim izi, sözleşme yaşam döngüsü boyunca belgelerdeki tüm erişimleri ve değişiklikleri kaydeder. Tüm sözleşmeler, örneğin TIFF, PDF ve PDF/A olarak denetime dayanıklı olarak saklanır. Entegre depolama ve silme yönetimiyle, tüm sözleşme belgelerini güvenli bir şekilde ve saklama sürelerine ve AB GDPR için uygun şekilde saklayabilirsiniz.
Temel Özellikler
Her çeşit sözleşmelerle evrensel kullanım,
Tüm sözleşme ve bilgilerin kolayca oluşturulması,
Sözleşme Onay ve İş akışları,
Çoklu dil desteği, yabancı para birimleri, izlenebilirlik ve erişim hakları,
Tüm detayı ile Sözleşmenin oluşturulması, arşivlenmesi ve yönetilmesi,
Kullanıcı dostu özelliği ve ergonomik yapısı,
Doğrulanabilir referanslar.
Fonksiyonlar
- Sözleşmelerin etkin yönetimi ve raporlaması,
- Sözleşme içinde geçen kelime ile arama/bulma,
- Sözleşme ekleri ve kontrolü,
- Mutabakat işlemleri,
- Muhatap kişilerin ilişkilendirilmesi,
- Çok düzeyli eskalasyon prosedürü
- Çok katmanlı organizasyon yapısı
- LDAP, ERP (SAP) bağlantı seçeneği ve entegrasyonu
- Sözleşmelerin otomatik/manuel yenilenme süreçleri, hatırlatmalar.
- Ödeme tarihi izlenmesi ve takibi.
Sözleşme Yönetimi’nde iş akışı vazgeçilmedir. Sözleşme Yönetimi, çoğu zaman oldukça karmaşık süreçlere sahiptir. Hazırlık aşamasından, düzeltmelerin takibine, mutabakat süreçlerine ve kontrol/onay aşamasına kadar pek çok adım söz konusudur. Bu adımların çok fazla olması, zaman aşımı gibi, hataya bağlı olarak ciddi zararlara yol açmasına neden olabilir.
Türüne göre; servis , bakım , kira , işbirliği , satın alma , satış , destek gibi tüm kontratlarınızı şirketinizin tercihine göre kategori olarak düzenlenmiş bileşenlerle hazırlayabilirsiniz.
Softay Sözleşme Yönetimi, taslak oluşturma, kaydetme, versiyon takibi, kontrol, onay ve mutabakat süreçlerini içerir. Ayrıca sözleşmelere bağlı olarak zorunlu belge ve teminat mektubu takibi gibi ayrıntıları da içerebilir. Bir sözleşmenize bağlı olarak, alınan veya verilen teminat mektuplarının takibini güvenle yapabilirsiniz.
Avantajlar
- Web tabanlı, esnek çözüm
- Kolay, sezgisel kullanım
- Eskalasyon desteği ile tüm süreçlerin zamanında ve verimli bir biçimde gerçekleşmesi
- Sözleşmelerin tüm ‘’Yaşam Döngüsü’’ boyunca kullanıcıyı desteklemesi
- Taslak Oluşturma, Denetleme, Onay Süreçleri (Uzatma, Fesih gibi.)
- Diğer sistemlerle açık entegrasyon arayüzleri
- Değerlendirme ve Raporlama
- Revizyon-güvenli arşivleme
- Azalan Maliyetler / Artan Müşteri Memnuniyeti
