Doxis olmadan
- Çalışanlar, fatura verilerini sisteme manuel olarak girer ve kontrol eder.
- Muhasebe ekipleri, onay süreçlerini e-posta ve elektronik tablolar üzerinden takip eder.
- Kopuk süreçler; hata, gecikme ve mükerrer ödeme riskini artırır.
- Manuel uyumluluk kontrolleri, muhasebeleştirme ve ödeme işlemlerini yavaşlatır.
- Artan fatura hacmi, işletmeler için daha fazla personel ihtiyacı doğurur.
Doxis ile
- Doxis, farklı formatlardaki faturaları otomatik olarak yakalar ve işler.
- Ardından sistem, faturaları doğru maliyet merkezine ve onaylayıcıya yönlendirir.
- Ayrıca platform, sahtecilik risklerini ve mükerrer kayıtları anında belirler.
- Sistem, fatura bilgilerini satın alma siparişleri ve sözleşmelerle karşılaştırır.
- Böylece mevcut ekibinizle daha yüksek fatura hacmini yönetebilirsiniz.
Doxis ile dijital fatura işlemenin 6 adımı
Doxis, faturanın işletmenize ulaştığı andan dijital arşive girdiği aşamaya kadar tüm süreci yönetir. Böylece manuel veri aktarımı, onay takibi ve uyumluluk kontrolleri önemli ölçüde azalır.
Sonuç olarak işletmenizle birlikte büyüyen, şeffaf ve denetlenebilir bir fatura işleme süreci elde edersiniz.
1. Gelen faturaların otomatik olarak yakalanması
Öncelikle Doxis, dijital veya taranmış kâğıt faturaları işletmenize ulaştığı anda algılar. Ardından dokümanları otomatik olarak ilgili iş akışına aktarır.
Üstelik bu yapı yalnızca faturalarla sınırlı kalmaz. İşletmeniz, aynı teknolojiyi diğer gelen dokümanların yönetiminde de kullanabilir.
- Kâğıt, e-posta ve elektronik fatura formatlarını destekler.
- Ayrıca gelen faturaları merkezi bir dijital fatura defterinde toplar.
- Çözüm, şirket genelindeki gelen posta süreçlerini de kapsayabilir.
2. Yapay zekâ destekli veri çıkarma
Daha sonra yapay zekâ modelleri, faturaların üzerindeki temel bilgileri saniyeler içinde tanır. Doxis; tedarikçi adı, fatura numarası, tarih, tutar, para birimi ve vergi bilgileri gibi verileri otomatik olarak çıkarır.
Ardından sistem, doğruladığı bilgileri ilgili dijital tedarikçi dosyasına kaydeder. Böylece çalışanların verileri elle aktarmasına gerek kalmaz.
- Doxis; PDF, e-posta, XRechnung, ZUGFeRD ve Factur-X formatlarını destekler.
- Ayrıca sürekli öğrenme özelliği, veri yakalama doğruluğunu zaman içinde artırır.
- Sistem, faturaları sınıflandırır ve ilgili tedarikçi dosyasına kaydeder.
3. Otomatik doğrulama ve kontrol
Bir sonraki aşamada Doxis, faturaların eksiksizliğini ve doğruluğunu kontrol eder. Ayrıca fatura verilerini ERP sistemindeki mevcut bilgilerle karşılaştırır.
Sistem bir tutarsızlık belirlediğinde faturayı inceleme sırasına alır. Böylece muhasebe ekibi yalnızca müdahale gerektiren işlemlere odaklanır.
- Doxis, SAP ile kapsamlı entegrasyon sunar.
- Ayrıca diğer ERP ve finans sistemleriyle veri alışverişi yapar.
- Platform, 100’den fazla para birimini ve farklı dilleri destekler.
- Üstelik sistem; eksik bilgi, mükerrer fatura ve tutarsız tutar kontrollerini otomatikleştirir.
4. Esnek ve akıllı onay mekanizması
Kontrollerin ardından Doxis, faturaları maliyet merkezi, tutar, tedarikçi veya kalem türüne göre doğru onaylayıcıya gönderir. Ayrıca yetki devri ve vekâlet kuralları, ilgili çalışanın bulunmadığı durumlarda sürecin devam etmesini sağlar.
Kullanıcılar, çok aşamalı onay işlemlerini bilgisayarlarından veya mobil cihazlarından tamamlayabilir. Böylece onay süreçleri ofis dışında da kesintisiz ilerler.
- Sistem, yetki devri ve vekâlet kurallarını destekler.
- Ayrıca çok aşamalı fatura onay süreçlerini otomatikleştirir.
- Doxis, geciken işlemler için hatırlatma ve eskalasyon kuralları uygular.
- Kullanıcılar, Doxis uygulaması ve SAP Fiori üzerinden mobil onay verebilir.
5. ERP ve muhasebe sistemine otomatik aktarım
Onay tamamlandığında Doxis, fatura verilerini ERP veya muhasebe sistemine aktarır. Böylece ekipler faturaları vadesinden önce muhasebeleştirir ve gecikme maliyetlerini azaltır.
Ayrıca sistem, satın alma siparişiyle eşleşen ve hata içermeyen faturaları doğrudan işler. Bu sayede muhasebe çalışanları yalnızca istisnai durumlarla ilgilenir.
- Doxis, satın alma siparişi referansı bulunan faturaları otomatik olarak muhasebeleştirir.
- Ayrıca erken ödeme ve nakit indirimi fırsatlarından yararlanmayı kolaylaştırır.
- Entegre raporlama araçları, süreç performansını görünür hâle getirir.
- Sonuç olarak muhasebe ekipleri manuel veri girişine daha az zaman ayırır.
6. Mevzuata uygun ve güvenli arşivleme
Son aşamada Doxis, faturaları yasal saklama süreleri boyunca güvenli dijital arşivde tutar. Yetkili kullanıcılar, ihtiyaç duydukları anda orijinal dokümanlara ve işlem geçmişine ulaşabilir.
Ayrıca sistem, fatura üzerinde gerçekleşen tüm işlemleri kayıt altında tutar. Böylece işletmeniz denetim süreçleri için şeffaf ve izlenebilir bir yapı kazanır.
- Doxis, faturaları saklama süresi boyunca denetlenebilir biçimde korur.
- Platform, yurt içi ve uluslararası saklama gerekliliklerini destekler.
- Yetkili kullanıcılar orijinal dokümanlara doğrudan ulaşır.
- Ayrıca sistem, işlem geçmişini ve denetim izlerini muhafaza eder.
Doxis hangi işletmeler için uygundur?
Doxis, özellikle yüksek hacimli fatura ve doküman trafiğini yöneten kurumlara önemli avantajlar sağlar. Ayrıca platform, karmaşık iş süreçlerini uçtan uca dijitalleştirmek isteyen işletmelere ölçeklenebilir bir altyapı sunar.
Doxis’i şu durumlarda değerlendirebilirsiniz:
- Fatura hacminiz sürekli artıyorsa
- Manuel veri girişi yoğun iş yükü oluşturuyorsa
- Onay süreçlerinde sık sık gecikme yaşanıyorsa
- Birden fazla ERP veya finans sistemi kullanıyorsanız
- Mükerrer ödeme ve sahtecilik risklerini azaltmak istiyorsanız
- Denetim ve uyumluluk süreçlerini güçlendirmeyi hedefliyorsanız
- 100’den fazla kullanıcının yer aldığı kurumsal bir yapı yönetiyorsanız
Doxis demosu için hemen randevu alın. Demo talebi oluşturmak hızlı, kolay ve ücretsizdir.
