İş veren ile yüklenici arasındaki yazışmaların tabi olduğu kurallar ve denetim düzenlemeleri, denetim ve iletişim çerçevelerini oluşturduktan sonra ortaya çıkan inşaatın içerdiği projelerin sağlıklı olması için hayati bölümleri vardır. Muhtemel gecikmeler veya ihtilaflar halinde, veriler geçmişe yönelik olarak yapılmış tüm yazışmalar sistemleri bir arşiv yapısı içinde takip edilir. Aksi bir durumda sözleşmeden doğan ciddi cezaların ödenmesi söz konusu olabilir. Bu tür riskler, inşaat projelerinin en kritik noktalarından birini oluşturur.

Proje planlama defterleri, zaman yapıları, jeolojik oluşum, talepler, izinler, teftiş ve kabul defterleri, tedarikçi sözleşmeleri, taşeron anlaşmaları gibi pek çok belge projenin parçasıdır.  Bu belgeleri düzenlemek geleneksel kâğıda baskı ve manuel düzenleme yöntemleriyle iş yapmak çok zordur.

Bu zorluğa ek olarak, inşaat sektöründeki kendine has isterleri olan yoğun zaman baskısı altında iş yapabilme, kusursuz planlama-uygulama ve denetimleri gibi unsurlar da dijitalleşmeyi gerektirir.

Hak edişlerin sonuçlarından, iş teslimi ve kabul sözleşmesine uygun şart altında yürütüldüğünü kayıt altına almaya kadar pek çok kritik görev, ancak ve ancak etkin bir yazışma yönetim sisteminin varlığıyla mümkündür.