Gelen Giden Evrak Yönetimi yazılımı kurumlara basılı veya dijital olarak ulaşan bütün evraklar ile içeride üretilen belgelerin Dijital Arşiv üzerinde saklanmasını, birim, kurum ve kişilere dağıtımının yapılmasını, böylece bütün bilgi ve belgelerin takibi sağlayan Softay çözümüdür.
Gelen Giden Evrak Yönetimi (EBYS); taslak oluşturma, kaydetme, versiyon takibi, kontrol ve onay süreçlerini içerir. Ayrıca bağlı olan doküman ve belge takibi gibi süreçleri içerir.
Özellikler
SOFTAY Gelen Giden Evrak Yönetimi; Kamu Kurumları için yayınlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik” ile ilgili diğer standart ve yönetmeliklere uygun olarak geliştirilmiştir.
Standart Dosya Planınıza veya Devlet Arşivlerinin Standart Dosya Planına tamamıyla uyumludur.
Basılı olarak gelen evraklar kolay tarama modülü ile taranıp indekslenerek toplu ve hızlı biçimde sisteme aktarılabilir.
Tarama esnasında OCR teknolojisi ile belge üzerindeki bilgiler otomatik olarak doldurulabilir.
Taranan evraklar ilgili birimin ister yetkili müdürüne isterse evrak kayıt sorumlusunun önüne otomatik olarak düşer.
Gelen kutunuza gelen evrakların bilgilerini ve ekli dosyalarını kolaylıkla görüntüleyebilirsiniz.
Biriminize gönderilen evraklar ister otomatik ister elle Gelen Evrak Kayıt Numarası alabilir.
Farklı formatlarda evrak numaraları tanımlayabilirsiniz.
Gelen evrakları biriminizde çalışanlara iletebilir; dilerseniz diğer birimlere Giden Evrak olarak gönderebilirsiniz. Gizli, ivedi, günlü evraklarınız için özel işlemler tanımlayabilirsiniz.
Gelen evraklarınıza cevap vererek bütün belgelere tek bir referans numarası üzerinden ulaşabilirsiniz.
Yetki dahilinde farklı birimlere ait evrakları da yönetebilirsiniz.
İç birimler, dış kurumlar ve gerçek kişilere dağıtım yapabilirsiniz. Dağıtım planları oluşturarak tek bir seçimle pek çok birim ve kuruma evrak gönderebilirsiniz. Kayıt bilgilerine göre otomatik yazı şablonları oluşturabilir bunların üzerinde dilerseniz değişiklik yapabilirsiniz.
Üretilen evrakı paraf, imza, arz ve onay süreçlerine dahil edebilirsiniz.
Seçtiğiniz kişilerin önüne hazırladığınız evrak otomatik olarak düşer. Her bir gönderim yapacağınız kurum için otomatik evrak oluşturabilirsiniz.
Elektronik imzalı evrakları e-posta aracılığı ile de gönderebilirsiniz.
Avantajlar
- Şeffaf yönetim
- Azalan maliyetler
- Kısalan işlem süreleri
- Eskalasyon desteği
- Tek merkezden güvenli ve hızlı şekilde erişim
- Etkin ve sade yetki konsepti
- Denetim güvenliği
- Mobil uygulama desteği
- Erp (Sap, Oracle, vb.) entegrasyonu,
- Active Directory entegrasyonu,
- Web tabanlı arayüz,
- Belgelerde tam metin araması (Full Text Search)
- Onay Süreçleri,
- Uluslararası standartlarda güvenli arşivleme (KPMG Sertifikalı)
- Evrak bazında kişi veya birim yetkilendirme,
- Mobil imza, Elektronik imza ve KEP entegrasyonu.
