Kurumsal hafıza (organizasyonel hafıza) bir kurumun geçmişten bugüne kadar sahip olduğu tüm veri ve bilgilerin saklanması ve gerektiğinde tekrar kullanılabilmesi anlamına gelir.

Tıpkı insan hafızası gibi, kurumsal hafıza da farklı format ve hacimdeki bilgileri kaydetmek, saklamak ve zamanı geldiğinde tekrar kullanıma sunmak zorundadır. Ne var ki, bireylerde sıklıkla görülen ve çoğu zaman kayda değer sorunlara yol açmayan, unutkanlık ya da yanlış hatırlama gibi durumlar, kurumlar söz konusu olduğunda çok ciddi sorunlara/kayıplara neden olabilir.

Kurumsal hafızanın bir diğer özelliği ise, çok çeşitli kaynaklardan gelen verilerle oluşan “kolektif” bir hafıza olmasıdır. Dijitalleşme dönemi öncesinden başlamak üzere; farklı kaynaklar, farklı lokasyonlar, farklı insanlar, farklı iş ortakları gibi, kurumsal hafızaya veri sağlayan çok sayıda bileşen vardır. Bu bileşenlerin hemen hepsi farklı bir formatta veri sağlar. Bunları tek bir çatı altında toplamak, istenen zamanda ve istenen şekilde, hatasız olarak bilgiyi kullanıma sunmak başlı başına bir uzmanlık işidir.

Doküman yönetimi ve arşivleme tam da bu uzmanlığın ortaya çıktığı alandır. Özellikle dijitalleşme süreciyle birlikte, hem ürettiğimiz hem de saklayabildiğimiz verinin hacmi büyük bir hızla artmaya başladı. İletişi çok hızlı ve çeşitli kanallar üstünden gerçekleştirilebilir durumda. Bu anlamda, kurumlar artık tek bir e-postanın bile kaybolmasına tahammül edemezler. Gerek iş akışının sağlıklı yürümesi, kalite standartlarının korunması, verimlilik ve performans takibi için gerekse yasal ve resmi süreçlerin eksiksiz bir bütün içinde yürütülmesi amacıyla yapısal bir arşivleme ve doküman yönetimi, tüm kurumlar için vazgeçilmez bir ihtiyaçtır.

Bu nedenle, formlar, kurum içi yazışmalar, sözleşmeler, e-posta kayıtları, görsel/yazılı raporlar, faturalar, müşteri talepleri, iş emirleri, resmi başvurular vd. tüm doküman ve belgeler eksiksiz olarak kayıt altına alınmalı ve gerektiğinde hatasız ve hızlı şekilde erişilebilir durumda olmalıdır. Buna ek olarak, kurumsal veri ve belgeler özel şifreleme ve versiyon yedekleme teknikleri sayesinde en üst düzeyde güvenlik altına alınmalıdır.

Böylesine kapsamlı bir işi gerçekleştirmek için teknolojik altyapısı güçlü, kurumunuzun kullandığı IT araçlarıyla entegre olabilecek ve kurulum/kullanım kolaylığıyla öne çıkacak bir çözüme ihtiyacınız olacaktır. Dünyanın pek çok ülkesinde, farklı sektörlerde faaliyet gösteren binlerce kurumun güvenle kullandığı, SOFTAY DMS bu anlamda benzersiz bir deneyim sunar.

Kurumsal içerik yönetimi (ECM) için ihtiyaç duyduğunuz tüm özellikler SOFTAY DMS içinde optimize edilmiş olarak bulunmaktadır. Sektör ve büyüklük fark etmeksizin, tüm kurumlara uyarlanabilir olan esnek ve modüler sistemi sayesinde, SOFTAY DMS tüm içerikler için kusursuz bir arşivleme yapmanıza olanak sağladığı gibi, doküman yönetim sistemini en üst dijitalleşme seviyesine taşıyarak, güvenlik ve hız anlamında tüm iş süreçlerinizde gözle görülür iyileştirmeler sağlar.

Avrupa Birliği standartlarına ve yasalarına uyumlu olan SOFTAY DMS ile saklanan tüm kurumsal belgeler, gerekli hallerde mahkemelerde bile delil kapsamında kabul edilmektedir. Bu sayede, zamandan ve mekândan bağımsız olarak kurumsal bilgilerinize erişebilir ve kontrol edebilirsiniz.

Çözümler hakkında daha fazla için lütfen tıklayın. Veya daha ayrıntılı bilgi için bizi 0216 537 74 50 numaralı telefondan arayabilirsiniz.