E-POSTALARINIZ, KURUMSAL BİLGİNİN PARÇASI
Doxis ile e-posta arşivleme
E-posta arşivleme ile iş yazışmalarını ve ekleri güvenle saklayın. Doxis mesajları ilgili müşteri, tedarikçi ve sözleşme dosyalarıyla ilişkilendirir; ihtiyaç duyduğunuz bilgiye hızla ulaşırsınız.
- Böylece denetime hazır ve kolayca izleyebileceğiniz bir arşiv oluşturun.
- E-postaları iş süreçlerinde yeniden kullanın.
- Outlook, CRM ve ERP ortamlarıyla bağlantı kurun.
Doxis’e güvenen kurumlar
E-POSTA ARŞİVLEME
Mesajları saklayın, bilgiyi işin içinde tutun
Örneğin teklifler, siparişler, sözleşmeler ve müşteri talepleri çoğu zaman yalnızca kişisel posta kutularında kalır. Doxis iş açısından önemli e-postaları ve eklerini arşivler. Böylece kayıt geçmişini kolayca izlersiniz. Ardından bunları doğru dosyaya ve sürece bağlar.
Böylece satış, satın alma, finans ve müşteri hizmetleri ekipleri aynı güncel bilgiyle çalışır. E-posta arşivleme, kurumsal bilgiye erişimi kolaylaştırırken uyum süreçlerini de destekler.
Uyum riskini azaltın
Ayrıca saklama kuralları, erişim yetkileri ve denetim iziyle yazışmaları kontrollü yönetin.
Doğru bağlamda bulun
E-postaları müşteri, tedarikçi, sözleşme veya proje dosyasında görüntüleyin.
Süreçte kullanın
Arşivdeki mesajları görevler, onaylar ve iş uygulamalarıyla ilişkilendirin.
SEW-EURODRIVE ile ölçülebilir verim
Forrester’ın üç yıllık Total Economic Impact™ çalışması, SEW-EURODRIVE’ın Doxis ile süreçlerini nasıl hızlandırdığını inceliyor. Böylece rapor, kurum genelindeki otomasyon yatırımının etkisini ortaya koyuyor.
%90 daha hızlı doküman işleme · %336 yatırım getirisi · 6 aydan kısa geri ödeme süresi.
E-posta arşivleme nasıl işler?
Öncelikle Doxis iş e-postalarını yakalar. Ardından onları ilgili dosyaya atar, kurallara göre saklar ve ekiplerin kullanımına açar.
1. Yakalayın
Doxis, önce işle ilgili e-postaları ve ekleri posta kutusundan veya tanımlı kurallardan alır.
2. Eşleştirin
Ardından Doxis içerik ve üst verilerle ilgili müşteri, sözleşme veya iş dosyasını belirler.
3. Arşivleyin
Doxis mesajları kurumun belirlediği saklama sürelerine göre güvenle korur. Böylece ekipler kayıtları izleyebilir.
4. Kullanın
Son olarak ekipler dosyalar, arama ve iş uygulamaları üzerinden mesajlara erişir.
E-postaları işe yarar kurumsal bilgiye dönüştürün
Doxi, Outlook içinde gelen e-postaların ve eklerin bağlamını anlamaya yardımcı olur. Ayrıca içeriği ilgili müşteri, tedarikçi, sözleşme veya vaka dosyasına bağlar; sonraki adımlar için öneriler sunar.
Böylece ekipler Doxis’teki yazışmaları kolayca arar. Böylece çalışanlar posta kutularında daha az zaman geçirir ve işleri doğru bilgiyle sürdürür.
Doxis ile e-posta arşivleme yetenekleri
Örneğin otomatik sınıflandırma, bağlamlı dosyalama ve iş akışları e-posta içeriğini kurum genelindeki ekiplerin kullanımına sunar.
Saklama kuralları
Mesajları belge türüne ve kurum politikasına göre kurumun belirlediği süre boyunca saklayın.
Otomatik üst veri
Böylece Doxis gönderen, alıcı, konu, tarih ve ek bilgilerini arama için otomatik toplar.
Bağlama göre dosyalama
Ardından yazışmaları müşteri, tedarikçi, sözleşme ve vaka dosyalarına yerleştirin.
Şeffaf işlem geçmişi
Üstelik erişimleri, durumları ve ilişkili faaliyetleri tek kayıttan izleyin.
İş akışları
Örneğin gelen e-postadan onay, inceleme veya hizmet talebi başlatın.
Entegrasyonlar
Bunun yanında e-posta istemcileri ile CRM ve ERP uygulamalarındaki içeriği bağlayın.
E-postalarınız doğru dosyada, doğru zamanda
Doxis’in e-posta arşivleme yaklaşımını kendi süreçleriniz üzerinde birlikte değerlendirelim.
Uyumlu ve denetime açık e-posta arşivleme
İş açısından önemli e-postaları yalnızca bir posta kutusunda tutmak erişim ve süreklilik açısından risk yaratır. Doxis, kuruma ait saklama politikalarını ve rol bazlı erişimi e-posta arşivine uygular. Böylece ekipler kayıt geçmişini izler ve yetkisiz değişiklikleri engeller.
Öte yandan saklama ve silme koşulları ülkeye, sektöre ve içerik türüne göre değişir. Bu nedenle kuruluşlar süreleri, kişisel verileri ve erişim yetkilerini kendi yükümlülükleri doğrultusunda tanımlar. Sonuç olarak Doxis, denetim izi ve sertifikalı arşivleme yetenekleriyle bu yönetimi destekler.
Saklama süreleri
Örneğin e-posta türüne göre özelleştirdiğiniz kuralları uygulayın.
Denetim izi
Erişimleri ve değişiklikleri izlenebilir şekilde kaydedin.
Kontrollü silme
Kişisel verileri yetkiler ve saklama ilkeleriyle birlikte yönetin.
Mevcut sistemlerinizle birlikte çalışır
Ayrıca e-posta arşivleme, Outlook ve iş uygulamalarındaki iş bağlamına erişim sağlar. Böylece Doxis dokümanları, yazışmaları ve süreçleri aynı bilgi akışında birleştirir.
Microsoft 365 ve Outlook
Üstelik yazışmaları çalışma ortamınızdan ayrılmadan dosyalayın.
SAP
İlgili iletişimi iş verileri ve süreçlerle birlikte yönetin.
Salesforce
Müşteri yazışmalarını doğru hesap ve dosya bağlamına taşıyın.
Güvenlik, uyum ve deneyim bir arada
Güvenli içerik
Rol bazlı erişim ve izlenebilir kayıtlarla içeriği koruyun.
Uyum odağı
Saklama politikalarını kurumsal gereksinimlere göre yönetin.
Analist değerlendirmeleri
Doxis’in doküman yönetimindeki konumunu inceleyin.
Kurumsal referanslar
Farklı sektörlerdeki Doxis kullanım örneklerini keşfedin.
Doxis e-posta arşivlemeyi birlikte değerlendirelim
Mevcut e-posta hacminizi, saklama kurallarınızı ve entegrasyon ihtiyaçlarınızı konuşalım. Size uygun çözüm akışını bir demo üzerinden gösterebiliriz.
E-posta arşivleme hakkında sık sorulan sorular
E-posta arşivleme nedir?
Bu yöntem, işle ilgili e-postaları ve ekleri güvenli, kolay aranan ve geçmişi takip edilen bir ortamda saklamayı sağlar. Böylece kurumsal yazışmalar kişisel posta kutularıyla sınırlı kalmaz.
Doxis sıradan posta kutusu depolamasından nasıl ayrılır?
Doxis e-postaları müşteri, tedarikçi, sözleşme ve süreç dosyalarıyla ilişkilendirir. Böylece ekipler yazışmalara doğru iş bağlamında erişir ve bunları iş akışlarında kullanır.
Outlook, CRM ve ERP ile çalışır mı?
Evet. Ayrıca Doxis, e-posta istemcileri ve iş uygulamalarıyla entegrasyon kurar. Böylece ekipler yazışmaları ilgili kayıtlarda kullanır.
Saklama ve denetim gereksinimleri nasıl yönetilir?
Doxis, kurumun tanımladığı saklama sürelerini, erişim yetkilerini ve denetim kayıtlarını uygular. Bu nedenle kurumun geçerli mevzuata ve iç politikalarına göre kuralları belirlemesi gerekir.
Mesajlar doğru dosyaya nasıl atanır?
Doxis içerik, üst veri ve iş kurallarıyla mesajı ilgili müşteri, tedarikçi, sözleşme veya proje dosyasına yönlendirir.
Arşivlenen e-postalar iş akışlarını başlatabilir mi?
Evet. Örneğin bir e-posta onay, hizmet talebi, inceleme veya takip görevi başlatabilir.
