Doxis olmadan
Fatura verilerinin sisteme girilmesi ve kontrol edilmesi tamamen manuel adımlarla yürütülür.
Muhasebe ekipleri ise onaylayıcılarla iletişim kurabilmek için yalnızca e-posta ve elektronik tablolara bağımlı kalır.
Süreçteki bu kopukluk, hataların ve mükerrer kayıtların fark edilmeden gözden kaçmasıyla sonuçlanır.
Kayıt ve ödeme işlemlerini ciddi şekilde yavaşlatan unsur, manuel yapılan uyumluluk kontrolleridir.
Artan fatura hacmini yönetebilmek, işletmeler için her zaman daha fazla personel istihdamı anlamına gelir.
Doxis ile
Gelen faturalar, formatı ne olursa olsun verileriyle birlikte otomatik olarak yakalanır ve ayıklanır.
Tanımlanan kurallara ve maliyet merkezlerine göre belgeler anında doğru onaylayıcıya ulaştırılır.
Sahtekarlık riskleri, mükerrer kayıtlar ve tüm tutarsızlıklar sistem tarafından anında tespit edilir.
Satın alma siparişleri, sözleşmeler ve şirket kuralları çerçevesinde saniyeler içinde doğrulama tamamlanır.
Ek personel istihdamına gerek kalmadan, mevcut kadronuzla fatura işleme hacminizi kolayca yükseltirsiniz.
Doxis ile dijital fatura işleme için 6 adım
Doxis, faturanın işletmenize geldiği andan arşivlendiği güne kadar her adımı otomatik olarak yönetir. Bu sayede, manuel aktarımlar, onaylayıcıları takip etme yükü ve uyumluluk açıkları tamamen biter. Aksine, sadece işletmenizle birlikte kolayca ölçeklenebilen, temiz ve denetlenebilir bir sürece sahip olursunuz.
Adım 1: Gelen Fatura Belgelerinin Algılanması
Gelen tüm faturalar, dijital veya taranmış kağıt formatında fark etmeksizin ulaştığı anda sistem tarafından otomatik olarak algılanır. Hızlıca işleme akışına aktarılan bu belgeler, şirket genelindeki tüm posta süreçlerine de kolayca genişletilebilir.
- Şirket genelinde gelen postaların işlenmesine genişletilebilir.
- Dijital fatura defteri
- Kağıt, e-posta ve elektronik fatura formatlarını destekler.
Adım 2: Yapay Zeka Destekli Veri Çıkarma
Önceden eğitilmiş yapay zeka algoritmalarından yararlanan platform, faturaların üzerindeki tüm temel verileri saniyeler içinde tanır. Doğrulanan bu bilgiler, herhangi bir manuel müdahaleye gerek kalmadan doğrudan ilgili dijital tedarikçi dosyasına kaydedilir.
- PDF, e-posta, XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X ve daha fazlasını destekler.
- Anlık öğrenme, tanıma doğruluğunu sürekli olarak geliştirir.
- Otomatik olarak kategorize edilir ve ilgili tedarikçi dosyasına kaydedilir.
Adım 3: Otomatik Doğrulama ve Kontrol
Sistem, sisteme dahil edilen faturaların eksiksizliğini ve doğruluğunu otomatik olarak denetler. Mevcut verileri ERP sistemindeki kayıtlarla karşılaştıran altyapı, herhangi bir tutarsızlık durumunda faturayı anında inceleme için işaretler.
- SAP ve herhangi bir ERP veya finansal sistemle derin entegrasyon
- 100’den fazla farklı para birimi ve dil desteği
Adım 4: Esnek ve Akıllı Onay Mekanizması
Faturalar; belirlenen maliyet merkezine, tutarına veya kalem türüne göre doğrudan ilgili yöneticinin onayına sunulur. Sürecin kesintisiz ilerlemesi amacıyla devreye giren akıllı yetki devri kuralları, çoklu onay süreçlerini de mobilden tamamlamayı sağlar.
- Yetki devri ve vekil kurallarıyla çok çalışmaları onayı
- Otomatik olarak tanımlanmış işlemciler ve yükseltme değişimi
- Doxis uygulaması ve SAP Fiori mobil sürüm aracılığıyla yayınlandı.
Adım 5: ERP ve Muhasebe Sistemine Otomatik Gönderim
Onay süreci tamamlanan tüm faturalar, Doxis tarafından ERP veya muhasebe sisteminize anında aktarılır. Bu sayede ekipleriniz, faturaları ödeme süreleri geçmeden ve gecikme faizine uğramadan kolayca kaydetmiş olur.
- Satın alma siparişi referans numarasına sahip faturalar tamamen otomatik olarak kaydedilir.
- Güvenli nakit indirimleri
- Entegre raporlama ve veri ambarı
Adım 6: Yasal Mevzuatlara Uygun Güvenli Arşivleme
Yasal saklama ve uyumluluk şartlarına tam uyum sağlayan platform, her faturayı dijital arşivinde güvenle saklar. İhtiyaç anında tüm geçmiş kayıtlara ve orijinal belgelere saniyeler içinde, şeffaf bir şekilde erişilebilir.
- Yasal saklama süresinin tamamı boyunca denetlenebilir depolama.
- Yurtiçi ve yurtdışı gerekliliklere uygun
- Orijinal belgelere her zaman doğrudan erişim
