Kağıtsız ofis, dijital dönüşüm.. Son yıllarda iş dünyasının dijital dönüşüm çerçevesinde en çok ilgilendiği konulardan bazıları. Ve şimdi, içinde bulunduğumuz küresel kriz döneminde, bu başlıkların şirketlerin varlığını ve faaliyetini sürdürebilmesi için ne kadar hayati öneme sahip olduğunu bir kez daha görebiliyoruz.

Bu noktada o kadar somut ve belirgin kazanımlardan bahsediyoruz ki, iş dünyasını ve piyasaları baştan aşağı sarsarak etkileyen bir gelişme karşısında bile, bu adımları atmış olan şirketler kendilerini koruyabiliyorlar.

İş Akışlarını Dijitalleştirmek

Her şirket; faaliyet alanı, çalışan sayısı, lokasyon sayısı, iş modeli vb. değişkenlere göre kendine has iş yapma biçimine sahip olabilir. Bu iş yapma biçimine göre uyarlanan dijital çözümler sayesinde; her bir departmanın kendi içindeki, departmanlar arasındaki ve tedarikçiler, çözüm ortakları ve hatta müşterilerle olan ilişki ve süreçler kolayca dijitalleştirilebilir.

Temel olarak “iş akışının” dijitalleşmesi olarak adlandırdığımız bu çalışmaların pek çok bileşeni vardır. İşin özünde, verileri ve bilgileri merkezi olarak yönetmek vardır. Bunun için; hangi kaynaktan gelirse gelsin tüm verileri dijital ortama aktarmak gerekir. Faturalar, sözleşmeler, iç yazışmalar, ıslak imza gerektiren belgeler vs. Bu listenin ne kadar uzayabileceğini hepimiz çok iyi biliyoruz.

Bu belgeler ilk olarak yüksek teknolojiye sahip bir OCR çözümüyle 100%’e yakın bir doğruluk oranıyla dijitalleştirilir. Sonrasında her bir belgenin içeriğindeki alanlara göre (fatura no, gönderen bilgisi, son teslim tarihi, ID no vb.) sistem tarafından önceden belirlenmiş kurallar doğrultusunda; sürecin yetkili kişisine otomatik olarak yönlendirilmesi, dijital arşivde ilgili dizine gönderilmesi ve bir sonraki iş akış adımına eklenmesi gibi sayısız işlev ve seçenek hayata geçirilebilir.

Ortaya çıkan şeffaflık ve verimlilik artışı o kadar fazladır ki; yetkilendirme ve erişim hakları yönetimi sayesinde yöneticiler ve çalışanlar her an ve her yerden – üstelik mobil cihazlardan bile – istedikleri belgeye ve sürece dijital ortamda, güvenli şekilde erişebilirler.

Denetim kolaylığı ve süreçlerin en akıcı biçimde işletilmesi, büyük resmi kolayca görebilmenizi de sağlar.

Dijital İş Akışının Avantajları

SOFTAY olarak sunduğumuz dijital çözümler 20 yılı aşkın, uluslararası bir tecrübenin birikimini yansıtmaktadır. Uzman danışmanlarımız ve güçlü yazılım geliştirme ekibimiz, çözümlerimizi sürekli olarak iyileştirmek ve daha esnek hale getirmek için çalışır. Bu sayede, işinizi dijitalleştirmek için ihtiyaç duyduğunuz sağlam temeli oluşturabiliyoruz. Bu temelin sağladığı avantajlar içinde en önemlileri:

• SAP başta olmak üzere, hemen hemen tüm ERP sistemleriyle 100% entegre çalışan çözümler.
• Ağır, hantal ve çoğu özelliği kullanılamayan çeşitli yazılımlar yerine, tek bir merkezi çözümle çalışmak.
• Hızlı uyarlama ve kurulum. Birkaç hafta içinde tüm bunları gerçekleştirmek mümkün.
• İK, Tedarik, Finans, Muhasebe, Satış vd. departmanlar için önceden hazırlanmış ve istenirse kolayca düzenlenebilen; form, yazışma, hatırlatma şablonları.
• Grafiksel süreç editörü.
• Çok aşamalı eskalasyon yönetimiyle, entegre süreç izleme.
• Güçlü arama özelliğiyle, tek tıkla tüm veri ve belgeleri bulma.
• Lokasyondan bağımsız, mobil ve güvenli çalışma.
• Otomatik hatırlatıcılar ve onay mekanizmaları.

Özetlemek gerekirse; Güçlü bir iş akışı dijitalleştirme çözümü ile hem bugün hem de yarın çok daha esnek, verimli ve rekabet avantajına sahip bir şirketiniz olacak.

Süreyya Ecevit – Softay, Genel Müdür