SAP ArchiveLink İçin En İyi Alternatif: Doxis ile Güvenli ve Akıllı SAP Arşivleme
SAP ArchiveLink, SAP işlemleri ile ilgili dokümanlar arasında bağlantı kurar. Böylece kullanıcılar fatura, sipariş ve sözleşme gibi belgelere doğrudan SAP ekranından ulaşabilir. Ancak günümüz şirketleri artık yalnızca belge saklamak istemiyor.
Uzun süreli arşivleme, ayrıntılı yetkilendirme, otomatik saklama süreleri ve dijital iş akışları giderek önem kazanıyor. Ayrıca şirketler, yapay zekâ ile doküman süreçlerini hızlandırmak istiyor. Klasik SAP ArchiveLink ve SAP Content Server yapısı ise bu beklentilerin tamamına tek başına cevap veremeyebilir.
İşte bu noktada Doxis devreye giriyor.
Doxis, SAP ArchiveLink için yalnızca bir arşiv alternatifi sunmaz. Bunun yerine SAP doküman yönetimi, güvenli arşivleme, kayıt yönetimi, iş akışları ve yapay zekâyı tek platformda birleştirir.
SAP ArchiveLink Nedir?
SAP ArchiveLink, SAP iş süreçleriyle ilişkili dokümanları bir içerik deposuna bağlayan standart SAP servisidir.
Örneğin sistem, bir satın alma faturasını ilgili SAP FI veya MM kaydıyla eşleştirir. Kullanıcı daha sonra SAP ekranından ayrılmadan faturanın orijinal görüntüsünü açabilir.
ArchiveLink bu bağlantıyı kurar. Ancak arka plandaki içerik deposu, doküman yönetiminin kapsamını belirler. Bu nedenle şirketler, uzun süreli kurumsal arşivleme için daha kapsamlı yeteneklere ihtiyaç duyar.
SAP ArchiveLink Nasıl Çalışır?
SAP ArchiveLink süreci beş temel adımdan oluşur:
- Sistem, dokümanı kurumun seçtiği içerik deposuna aktarır.
- Daha sonra SAP, işlemle ilgili uygulama belgesini oluşturur.
- Ardından sistem, belge ile SAP iş nesnesini eşleştirir.
- Böylece ArchiveLink, SAP kaydı ile arşivdeki doküman arasında bağlantı kurar.
- Son olarak kullanıcı, belgeye doğrudan SAP ekranından ulaşır.
Bu yapı temel belge erişimini kolaylaştırır. Buna karşılık şirketler; doküman onayı, farklı sistemlerdeki bilgilerin bir araya getirilmesi ve saklama sürelerinin takibi için daha kapsamlı bir çözüme ihtiyaç duyar.
Şirketler Neden SAP ArchiveLink Alternatifi Arıyor?
Kurumsal süreçler artık yalnızca SAP içinde oluşan belgelerden meydana gelmiyor. E-postalar, Microsoft 365 dosyaları, taranan evraklar ve e-imzalı sözleşmeler de aynı sürecin parçası haline geliyor. Üstelik farklı iş uygulamaları her gün yeni içerikler üretiyor.
Bu nedenle şirketlerin aşağıdaki ihtiyaçları giderek artıyor:
- Uzun süreli ve güvenli arşivleme
- Mevzuata uygun kayıt yönetimi
- Rol tabanlı erişim kontrolü
- Otomatik saklama süreleri
- Legal hold desteği
- Değiştirilemez denetim izi
- Doküman odaklı iş akışları
- SAP dışındaki içeriklerin yönetimi
- Yapay zekâ ile belge sınıflandırma
- Otomatik veri çıkarımı ve doğrulama
Klasik SAP ArchiveLink ve SAP Content Server yapısı, temel saklama ve erişim ihtiyaçlarını karşılayabilir. Bununla birlikte kurumsal içerik yönetimi daha kapsamlı yetenekler gerektirir. Ayrıca süreç otomasyonu ve yapay zekâ için modern bir içerik platformuna ihtiyaç vardır.
SAP ArchiveLink’in Sınırlamaları Nelerdir?
Doküman süreçlerini yönetmez
SAP ArchiveLink, doküman ile SAP iş nesnesi arasında bağlantı kurar. Fakat tek başına belge inceleme, onay ve yönlendirme süreçlerini yönetmez.
Örneğin sistemin bir faturayı satın alma sorumlusuna göndermesi gerekir. Ardından bütçe sahibi faturayı kontrol eder ve onaylar. Benzer biçimde hukuk departmanı da sözleşme revizyonlarını ve onaylarını takip etmek ister.
Bu nedenle şirketler, doküman yönetimi ve süreç otomasyonu yeteneklerine ihtiyaç duyar.
SAP dışındaki bilgileri bütünsel olarak göstermez
Bir tedarikçi sürecine ait tüm bilgiler SAP içinde yer almayabilir. Örneğin şirketler sözleşmeleri, e-postaları, kalite belgelerini ve teslimat evraklarını farklı sistemlerde tutabilir.
Bu nedenle kullanıcılar, aynı işlem hakkındaki bilgileri toplamak için birden fazla uygulamaya geçer. Sonuç olarak süreçler yavaşlar ve hata riski artar.
Kapsamlı bir yetkilendirme modeli sunmaz
Şirketler, hassas dokümanlara erişimi ayrıntılı biçimde kontrol etmek ister. Bunun yanında denetim ekipleri; belgeyi görüntüleyen, değiştiren veya indiren kişileri görmek ister.
Özellikle personel dosyaları, sözleşmeler ve ticari belgeler açısından bu kontroller kritik önem taşır.
Uzun süreli kayıt yönetimi ihtiyaçlarını karşılamayabilir
Kurumsal bir arşiv yalnızca belgeleri saklamamalıdır. Aynı zamanda arşiv, belge bütünlüğünü korumalı ve saklama sürelerini izlemelidir. Üstelik sistemin tüm kullanıcı işlemlerini kayıt altına alması gerekir.
Buna ek olarak sistem, saklama süresi sona eren dokümanlar için kontrollü imha sürecini başlatmalıdır. Legal hold mekanizması ise hukuki veya idari inceleme kapsamındaki belgeler için silme işlemini durdurmalıdır.
SAP ArchiveLink İçin En İyi Alternatif Neden Doxis?
Klasik SAP arşivleme yaklaşımını modern bir kurumsal içerik platformuna dönüştüren Doxis, şirketlere kapsamlı bir çözüm sunar. Üstelik platform, SAP dokümanlarının yanı sıra diğer kurumsal uygulamalardaki içerikleri de merkezi olarak yönetir.
Bu özellikler, Doxis’i güçlü bir SAP ArchiveLink alternatifi haline getirir.
SAP sertifikalı entegrasyon
Doxis; SAP S/4HANA, SAP ECC ve SAP SuccessFactors gibi farklı SAP ortamlarıyla entegre çalışır. SAP sertifikalı arayüzler de entegrasyonun güvenilirliğini ve sürdürülebilirliğini destekler.
Böylece kullanıcılar, SAP ekranından ayrılmadan ihtiyaç duydukları belgelere ulaşır.
Denetime hazır uzun süreli arşiv
Platform, dokümanları uzun süre güvenle korur. Ayrıca tüm belge işlemlerini izler ve şeffaf bir denetim izi oluşturur.
Böylece kurumlar, iç ve dış denetim süreçlerinde önemli avantaj kazanır. Bunun yanında denetim ekipleri, mevzuata uyum için ihtiyaç duydukları kanıtlara daha hızlı ulaşır.
Güçlü yetkilendirme
Doxis, kullanıcıların yalnızca yetkili oldukları dokümanlara erişmesine izin verir. Kurumlar; departman, görev, belge türü veya süreç durumuna göre ayrıntılı erişim kuralları oluşturabilir.
Bu sayede şirketler kişisel verileri, ticari bilgileri ve hassas kurumsal içerikleri daha güçlü biçimde korur.
Otomatik saklama süresi yönetimi
Platform, her belgenin saklama süresini doküman türüne ve kurum politikalarına göre takip eder. Süre sona erdiğinde ise kontrollü imha sürecini başlatabilir.
Bununla birlikte legal hold özelliği, hukuki inceleme kapsamındaki belgeler için silme işlemini durdurur.
SAP ve SAP dışı içeriklerin tek noktada yönetimi
Dijital dosya yapısı, bir iş sürecine ait tüm dokümanları tek noktada toplar.
Örneğin bir tedarikçi dosyası şu içerikleri birlikte sunabilir:
- SAP sipariş kayıtları
- Satın alma faturaları
- İmzalı sözleşmeler
- Teslimat belgeleri
- Kalite sertifikaları
- E-posta yazışmaları
- Onay geçmişi
- Denetim kayıtları
Böylece çalışanlar, sürece ait bütün bilgilere tek noktadan ulaşır. Ayrıca farklı uygulamalarda belge aramak için zaman kaybetmez. Sonuç olarak hem işlem süresi hem de hata riski azalır.
Yapay zekâ destekli doküman işleme
Yapay zekâ yetenekleri, gelen belgelerin türünü otomatik olarak belirler. Ayrıca platform; fatura numarası, tedarikçi, tarih, tutar ve sipariş numarası gibi bilgileri dokümanlardan çıkarır.
Ardından sistem, elde ettiği veriler ile SAP kayıtlarını karşılaştırır. Bir sonraki adımda ise ilgili iş akışını başlatır. Böylece manuel veri girişi azalır ve süreçlerin doğruluğu artar.
Dijital iş akışları
Doxis, belgeleri yalnızca arşivlemez. Platform aynı zamanda belgelerin tüm yaşam döngüsünü yönetir.
Şirketler Doxis ile şu süreçleri otomatikleştirebilir:
- Fatura kontrolü ve onayı
- Sözleşme hazırlama ve onay
- Satın alma doküman yönetimi
- Personel dosyası süreçleri
- Kalite dokümanı yönetimi
- Müşteri ve tedarikçi dosyaları
- Belge saklama ve imha süreçleri
Sonuç olarak Doxis, statik bir arşiv yerine aktif bir iş platformu sunar.
Doxis ile SAP ArchiveLink Arasındaki Temel Farklar
| Özellik | Klasik SAP ArchiveLink Yapısı | Doxis |
|---|---|---|
| SAP belgelerine erişim | Var | Var |
| Uzun süreli kurumsal arşiv | Sınırlı | Var |
| SAP dışı içerik yönetimi | Sınırlı | Var |
| Rol tabanlı yetkilendirme | Sınırlı | Var |
| Dijital iş akışları | Yok | Var |
| Otomatik saklama yönetimi | Sınırlı | Var |
| Legal hold | Ek çözüm gerektirebilir | Var |
| Denetim izi | Temel düzeyde | Kapsamlı |
| Yapay zekâ ile sınıflandırma | Yok | Var |
| Akıllı veri çıkarımı | Yok | Var |
| Dijital müşteri ve tedarikçi dosyaları | Yok | Var |
| Bulut, şirket içi ve hibrit kurulum | Yapıya bağlı | Var |
Doxis, SAP S/4HANA Geçişini Nasıl Destekler?
SAP S/4HANA dönüşümü, şirketlere mevcut doküman ve arşiv yapılarını yenileme fırsatı sunar. Çünkü tüm eski verileri yeni sisteme taşımak proje süresini uzatabilir. Ayrıca gereksiz veriler, altyapı maliyetlerini ve operasyonel riskleri artırabilir.
Bu noktada Doxis, eski SAP belgelerini güvenli bir arşivde tutar. Kullanıcılar ise ihtiyaç duydukları dokümanlara yeni SAP ortamından ulaşmaya devam eder.
Böylece şirketler:
- S/4HANA’ya taşınacak veri hacmini azaltır.
- Eski SAP belgelerine erişimi korur.
- Mevcut dokümanları merkezi olarak yönetir.
- Arşiv altyapısını geleceğe hazır hale getirir.
- Geçiş maliyetlerini ve proje risklerini düşürür.
Yalnızca Bir SAP Arşivi Değil, Geleceğe Hazır Bir Platform
SAP ArchiveLink, SAP kayıtları ile dokümanlar arasında bağlantı kurar. Ancak günümüz şirketleri güvenli arşivlemenin ötesinde yeteneklere ihtiyaç duyar. Özellikle kayıt yönetimi, yapay zekâ ve süreç otomasyonu giderek daha fazla önem kazanır.
Bu ihtiyaçlara cevap veren Doxis, SAP ArchiveLink için güçlü ve kapsamlı bir alternatif sunar. SAP sertifikalı entegrasyonları mevcut SAP ortamıyla uyumlu çalışır. Üstelik platform, SAP ve SAP dışındaki tüm kurumsal içerikleri tek noktada toplar.
Sonuç olarak şirketler belgelerini yalnızca saklamaz. Doxis sayesinde dokümanları daha iyi anlar, süreçleri otomatikleştirir ve bilgiye erişimi hızlandırır. Böylece operasyonel verimlilik artarken denetim riskleri azalır.
Sık Sorulan Sorular
SAP ArchiveLink için en iyi alternatif nedir?
SAP ArchiveLink ve SAP Content Server’ın temel yeteneklerinin ötesine geçen Doxis, güçlü bir alternatif sunar. Platform; SAP entegrasyonu, uzun süreli arşiv, kayıt yönetimi, iş akışları ve yapay zekâ destekli doküman işleme özelliklerini bir araya getirir.
Doxis, SAP ArchiveLink’in yerine geçebilir mi?
Evet. Şirketler, SAP dokümanlarını güvenle arşivlemek ve yönetmek için Doxis’i kullanabilir. Ayrıca SAP sertifikalı bağlantılar ve CMIS desteği, mevcut SAP ortamlarıyla entegrasyonu kolaylaştırır.
Doxis, SAP Content Server’a alternatif midir?
Evet. Uzun süreli arşiv, ayrıntılı yetkilendirme, kayıt yönetimi, iş akışları ve yapay zekâ özellikleri sayesinde Doxis, SAP Content Server’a güçlü bir alternatif oluşturur.
Doxis hangi SAP sistemleriyle çalışır?
Platform; SAP S/4HANA, SAP ECC, SAP ERP ve SAP SuccessFactors dahil olmak üzere farklı SAP sistemleriyle entegre çalışır.
Doxis yalnızca SAP belgelerini mi yönetir?
Hayır. Platform; SAP, Microsoft 365 ve diğer kurumsal uygulamalardaki içerikleri merkezi olarak yönetebilir. Böylece kullanıcılar, bir iş sürecine ait bütün bilgilere tek dijital dosyadan ulaşır.
👉 Doxis Kurumsal İçerik Çözümlerimizi Detaylı İnceleyin
📞 Danışman Hattımız: 0216 537 74 50
