Kâğıtsız Ofise Nasıl Geçilir?
İki bin yıldır kullandığımız kâğıdın, insan uygarlığının gelmiş geçmiş en önemli buluşlarından biri olduğuna şüphe yok. Bilgiyi saklamak, çoğaltmak ve aktarmak için eşsiz bir yöntem olan kâğıda yazma/basma, tarih boyunca eğitimden bilime, siyasetten kültüre kadar pek çok alanda çığır açıcı gelişmeler yaşanmasını sağlamıştır.
Ne var ki günümüzde ürettiğimiz veri ve belge sayısının ulaştığı astronomik seviye, özellikle iş dünyasında kâğıda bağımlı modellerin giderek daha verimsiz ve pahalı olmasına neden olmaktadır. Çok boyutlu küresel ekonominin geldiği noktada, dijitalleşmenin büyük bir hızla dönüştürdüğü iş yapma biçimleri yeni ihtiyaçları ve çözümleri beraberinde getirdi. Bu ihtiyaçların başında 1970’li yıllarda ortaya çıkan “kâğıtsız ofis” kavramı gelmektedir.
Kâğıtsız ofis temel olarak, dijitalleşme yoluyla kâğıt kullanımının mümkün olan en alt seviyeye indirildiği çalışma ortamını ifade etmektedir. Bu hedef gerçekleştirildiğinde çalışanların verimliliğinde artış, iş çıktılarının kontrol ve iyileştirme süreçlerinin kolaylaşması, maliyetlerin düşmesi ve çevreye katkı gibi pek çok fayda üretilebilmektedir.
Peki nasıl?
Kâğıtsız ofisin yukarıda saydığımız faydaları onu son derece cazip ve popüler bir kavram haline getiriyor. Ne var ki pek çok firma bu süreci nasıl yöneteceğini tespit etmekte zorlanabilir. Bu zorlanmanın ana sebepleri, sürecin hem kültürel hem de teknik ve operasyonel tarafları olmasıdır.
Softay olarak sunduğumuz kurumsal içerik yönetim çözümlerimizle pek çok firmanın kâğıtsız ofis dönüşümüne katkıda bulunduğumuz için, bu alandaki tecrübelerimizi paylaşmak istedik.
1. Dönüşüm Fikrine Hazırlanın
İş modelinizde yapacağınız köklü değişimler her zaman zorludur. Başta üst yönetim olmak üzere, tüm paydaşların sürece inanması ve dönüşümü sahiplenmesi önemlidir. Bunu gerçekleştirebilmek için, kâğıtsız ofise geçişin faydalarını tüm çalışanlara iyi anlatmak ve herkesin dönüşüm sürecinde üstüne düşen görevleri çok net olarak anlamasını sağlamak gerekir. Çalışanların çoğu kâğıtsız ofise geçişin gerçekleşmeme nedeni olarak yönetimin yeterli inisiyatifi almaması ve altyapı eksiklerini gidermemesi olarak göstermektedir.
2. Mevcut Belgelerinizi Düzenleyin
Bulunduğunuz sektöre, çalışan sayınıza veya sunduğunuz hizmet türüne göre firmanızın iş süreçlerinde kullanılan onlarca (bazen yüzlerce) belge bulunur. Bu belgelerin türleri, formatları ve içerikleri, dijital ortama aktarılmadan önce çok iyi şekilde tanımlanmalı ve tasnif edilmelidir. Unutmayın ki, başta sisteme doğru tanımlanmamış ve arşivleme sistemiyle bilgi mimarisi gerektiği gibi kurulmamış olan belgeler, dijital ortama aktarıldıktan sonra istenen verimlilikte kullanılamaz.
Bu aşamada, her departmanın veya çalışanın kendi uhdesindeki belgeler için gerekli çalışmaları yaptığından emin olun ve tüm çalışmaları net bir takvime bağlayın. Sürecin ucunu açık bırakmak, bu tip sistemsel dönüşüm çalışmalarının önündeki en büyük engellerden biridir.
3. Doğru Teknolojiye Yatırım Yapın
Kurumsal içerik yönetimi için ihtiyacınız olan DMS (document management system) çözümünü seçmek en kritik aşamadır. Firmanızın ihtiyaçlarına uygun, gerektiğinde özelleştirilebilen, kurulum ve kullanım maliyetleri elde edeceğiniz faydaya göre makul olan bir çözümle yola çıkmalısınız. Bunun yanında, hali hazırda kullanmakta olduğunuz diğer iş yazılımlarıyla (SAP, diğer ERP, CRM vb.) kolayca entegre olabilecek bir sistemi kullanmak gerek teknik gerekse finansal konularda hayatınızı kolaylaştıracaktır.
Softay olarak sunduğumuz çözümlerin özellikleri, bu konuda hangi noktalara dikkat etmeniz gerektiği konusunda size fikir verebilir. Örneğin, SOFTAY Capture gibi gelişmiş bir görüntü yakalama teknolojisi sayesinde, formatı ve türü ne olursa olsun tüm kâğıt belgeleriniz en yüksek kesinlik seviyesinde sisteme aktarılarak dijitalleştirilir. SOFTAY Capture kullanan bazı müşterilerimizde günde 35.000-40.000 belge bu yolla işlenmektedir.
Yazılım çözümüne karar verdikten sonra, belgelerin taranması ve doküman yönetim sistemine aktarılması işlemini gerçekleştireceğiniz ana donanım olan tarayıcıların seçimi konusunda da hassas bir çalışma yürütülmesinde büyük fayda vardır.
4. Çalışanlarınızı ve Müşterilerinizi Eğitin
Kâğıtsız ofise geçerken tüm çalışanların gerek hazırlık aşamasında gerekse dönüşümden sonraki iş süreçlerinde neler yapması gerektiğini çok iyi bilmesi gerekir. Bu nedenle, dönüşümü gerçekleştirecek hizmet sağlayıcıdan yeterli eğitim içeriklerini ve eğitim konusunda uzman kadroya sahip olduğu konusunda teminat almayı unutmayın.
Çalışanlarınız yeterli donanıma ulaştıktan sonra, dönüşüm süreciyle ilgili tüm iş ortaklarınızı, tedarikçilerinizi ve en önemlisi müşterilerinizi bilgilendirmek önemli olacaktır. Bu aşamada, gerekirse çalışanlarınız içinden bazı kişileri iç ve dış müşterilerin eğitimi için görevlendirebilirsiniz.
5. Sonuçları İzleyin ve İyileştirin
Dijital dönüşümün diğer alanlarında olduğu gibi, kâğıtsız ofise geçiş de bir kez tamamlanınca bitirilecek bir proje değildir. Sürekli olarak iyileştirme zihniyetini asla kaybetmeyin ve elde ettiğiniz sonuçların hedeflerinize ne kadar yakın olduğunu düzenli olarak ölçün. Firma içindeki verimlilik, karlılık, müşteri memnuniyeti gibi önemli metrikleri takip ederek sistemin tıkandığı ya da sürtünmenin fazla olduğu noktaları aşmak için, gerekli müdahaleleri yapmak için zaman kaybetmeden harekete geçin.
