Türkiye
Doxis Türkiye - operated by SOFTAY YAZILIM VE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ LİMİTED ŞİRKETİ, an exclusive business partner DOXIS
Demo talebi
Onay süreçlerini dijitalleştirme · Doxis Türkiye
Onay süreçlerini dijitalleştirme çalışmasına kuralları, sorumluları ve istisnaları netleştirerek başlayın. Excel ve e-posta ile yürüttüğünüz işleri ortak bir akışta toplayın. Küçük bir pilotla başlayıp sonuçları ölçerek ilerleyin.
Tamamlanmış bir satın alma talebi seçin. İlk e-postadan son karara kadar hangi dosyaların, kişilerin ve uygulamaların devreye girdiğini çıkarın. Ekiplerin aynı bilgiyi kaç kez yazdığını ve bir kararın nerede beklediğini belirleyin. Böylece dijitalleşme ihtiyacını somut bir işlem üzerinden tarif edebilirsiniz.
Excel bütçe ve hesaplama için yararlı olabilir. E-posta da iletişimi kolaylaştırır. Ancak ikisi süreç kaydının tek kaynağı hâline geldiğinde güncel dosyayı, bekleyen onayı ve sorumluyu bulmak zorlaşabilir. Geçiş planını bu sorunları çözmek üzere kurun.
Örneğin yalnızca idari satın alma taleplerini ele alın. Süreci yönetici onayında mı, satın alma ekibinin sipariş açmasıyla mı bitireceksiniz? Başlangıçta bu sınırı belirleyin. Çok sayıda departman ve farklı işlem türünü aynı anda kapsama almak, kuralları ve testleri büyütür.
Çalışanların alışkanlıkla yürüttüğü adımları yazılı hâle getirin. Hangi tutarda ek onay gerekiyor? Bir yönetici yoksa görev kime gider? Eksik bilgiyle gelen talep nasıl geri döner? Süreçte kararı değiştiren her koşulu kaydedin. Yazılım seçmeden önce bu kurallar üzerinde uzlaşın.
Bir e-posta ekinin yeni sürümü geldiğinde eski dosyayı nasıl ayırt edeceğinizi belirleyin. Doküman onay sistemi tasarımı bu nedenle yalnızca yönlendirmeyi değil, kararın dayandığı belgeyi de kapsar.
Önce süreç tasarımını küçük bir ekiple test edin. Normal talebin yanında eksik belge, ret, vekâlet ve yanlış yönlendirme örneklerini de çalıştırın. Kullanıcıların hangi alanda duraksadığını gözlemleyin. Form açıklamalarını ve bildirimleri gerçek geri bildirimle düzeltin.
Pilot boyunca hangi sistemin geçerli kayıt olduğunu açıkça duyurun. Aynı talebi hem e-postada hem yeni uygulamada bağımsız yürütmek farklı kararlara yol açabilir. E-posta bildirimlerinin görevi haber vermek mi, karar almak mı olduğunu da belirleyin.
Her süreç ilk günden ERP’ye kayıt oluşturmak zorunda değildir. Önce gerekli veri paylaşımını belirleyin. Örneğin tedarikçi listesini okumak ile sipariş oluşturmak farklı entegrasyon kapsamları gerektirir. Ardından bağlantı hatasında ekibin işlemi nasıl yeniden başlatacağını test edin.
SAP kullanan ekipler SAP iş akışı otomasyonu sayfasındaki yaklaşımı inceleyebilir. Sistemler arasında hangi görevlerin ilerleyeceğini ve hangi dokümanların ilişkileneceğini analiz aşamasında netleştiririz.
Talep açan kişiye talep formunu, yöneticiye karar ekranını gösterin. Süreç sahibine bekleyen işleri ve raporları anlatın. Ayrıca ilk hafta kullanıcıların sorularını kime yönelteceğini belirleyin. Kısa görev yönergeleri, kullanıcıların ihtiyaç anında yardım bulmasını kolaylaştırır.
Pilot öncesinde ortalama onay süresini ve eksik bilgiyle geri dönen talepleri ölçün. Sonrasında aynı işlem türleriyle karşılaştırın. Ayrıca sistem dışında devam eden talepleri ve kullanıcıların yardım ihtiyacını izleyin. Ancak yalnızca dijital form kullanmak sürecin iyileştiğini göstermez.
Örneğin çalışanın talebi açtığı an ile ekibin işi tamamladığı an arasındaki süreyi ölçebilirsiniz. Ancak çalışma günü ile takvim günü ayrımını baştan belirleyin. Aynı tanımı hem önceki hem sonraki ölçümde kullanın.
Doxis iş akış yazılımı görev, onay ve doküman yönetimini birlikte değerlendirmenizi sağlar. Önce mevcut sürecinizi ve bağlantı ihtiyaçlarınızı konuşuruz. Ardından çözüm ve hizmet kapsamını belirleriz. Sağlayıcıları karşılaştırırken iş akış yazılımı seçim kontrol listesini kullanabilirsiniz. Ayrıca Doxis’in resmî iş akışı otomasyonu rehberini inceleyebilirsiniz.
Mevcut onay akışınızı, kullandığınız uygulamaları ve yaşadığınız beklemeleri paylaşın. Softay ekibiyle Doxis çözüm kapsamını kurumunuzun ihtiyacına göre değerlendirelim.
Sözleşme Yönetimi Yazılımı Seçim Rehberi