Türkiye
Doxis Türkiye - operated by SOFTAY YAZILIM VE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ LİMİTED ŞİRKETİ, an exclusive business partner DOXIS
Demo talebi
İş akış yazılımı seçimi · Doxis Türkiye
İş akış yazılımı seçimi için kurumunuzdaki gerçek bir onay sürecini örnek alın. Özellik listesinin yanında entegrasyonu, belge erişimini, istisnaları ve uygulama hizmetini değerlendirin.
“Tüm süreçleri dijitalleştirmek istiyoruz” ifadesi teklifleri karşılaştırmak için yeterli değildir. Bu nedenle başlangıç için bir süreç seçin. Öncelikle aylık işlem hacmini, katılan rolleri, kullanılan uygulamaları ve bekleme noktalarını yazın. Ardından aynı senaryoyu tüm sağlayıcılara verin.
Örneğin satın alma talebinde üç departmanın onayı gerekiyorsa yalnızca form tasarımına bakmayın. Ayrıca görev atamasını, ret yolunu, belge eklerini ve ERP ile veri paylaşımını da gösterim kapsamına alın. Temel kavramlar için iş akışı ve workflow yönetimi rehberini inceleyebilirsiniz.
Formdaki bilgi bir sonraki görevi etkiler. Bu nedenle tutar, şirket veya talep türü gibi alanların yönlendirmeyle ilişkisini sorun. Ardından zorunlu alanları, doğrulama kurallarını ve kullanıcıya gösterilen hata açıklamalarını test edin. Ayrıca küçük bir değişikliği kimin yapacağını ve hangi ortamda deneyeceğini netleştirin.
Normal akış kadar ret ve geri gönderim yolları da önemlidir. Örneğin bir onaylayıcı izinliyse ne olur? Talep sahibi aynı zamanda yönetici ise farklı bir kontrol gerekir mi? Hatalı kayıt düzeltildiğinde süreç hangi adımdan devam eder? Bu nedenle bu soruların yanıtını gerçek gösterimde görün.
Bir süreç çok sayıda sözleşme, fatura veya teknik belge içeriyorsa dosya eklemek tek başına yeterli olmayabilir. Bu nedenle sürüm kontrolü, erişim yetkisi ve geçmiş kayıt ihtiyacını değerlendirin. Onay veren kişinin hangi sürümü gördüğünü açıklayabilmelisiniz. Doküman yönetimi ile workflow kapsamını birlikte ele alın.
“SAP ile entegre” ifadesini somutlaştırın. Hangi SAP sürümü destekleniyor? Hangi kayıt okunuyor veya oluşturuluyor? Bağlantı tek yönlü mü? Hatalı veya tekrar gönderilen işlem nasıl yönetiliyor? Ayrıca hazır modül, konnektör ve projeye özel uyarlamayı teklif içinde ayırt edin.
SAP kullanan kurumlar için SAP entegre iş akışı ve onay otomasyonu yaklaşımında sistemler arasındaki görev dağılımı ayrıca belirlenmelidir. Doküman arşivleme arayüzünün bulunması, her iş sürecinin hazır olduğu anlamına gelmez.
Yalnızca toplam işlem sayısını görmek yeterli değildir. Bu nedenle bekleyen işin nerede olduğunu, ne kadar süredir beklediğini ve hangi ekibin sorumlu olduğunu kontrol edin. Süreç sahibi açısından anlamlı raporları belirleyin. Dışa aktarma ve raporlara erişim yetkilerini de inceleyin.
Bulut veya şirket içi kurulum tercihini altyapı politikanıza göre değerlendirin. Ayrıca yedekleme sorumluluğunu, erişim yöntemlerini ve destek kapsamını sorun. Ardından denetim kaydının hangi olayları tuttuğunu doğrulayın. Güvenlik gereksinimleri için ürün beyanının yanında kurulum ve işletim sorumluluklarını da yazılılaştırın.
İki teklifin tutarı benzer olsa bile kapsadığı sorumluluklar farklı olabilir. Bu nedenle yalnızca başlangıç bedeline bakmayın; aynı kapsamın toplam maliyetini karşılaştırın. Hizmet günlerinin hangi varsayımlara dayandığını da açıklığa kavuşturun.
Örneğin sonuçları “gösterildi”, “uyarlama gerekir” ve “kapsam dışında” şeklinde kaydedebilirsiniz. Böylece değerlendirme, genel ürün sunumundan kuruma uygunluk incelemesine dönüşür.
Doxis iş akış yazılımı için kendi örnek sürecinizle görüşme planlayabilirsiniz. Excel ve e-posta kullanan ekipler önce onay süreçlerini dijitalleştirme rehberindeki hazırlık adımlarını uygulayabilir. Proje kapsamını süreç ve entegrasyon analiziyle netleştiririz.
Ürün yaklaşımını incelemek için Doxis’in resmî workflow yönetimi rehberinden de yararlanabilirsiniz.
Mevcut onay akışınızı, kullandığınız uygulamaları ve yaşadığınız beklemeleri paylaşın. Softay ekibiyle Doxis çözüm kapsamını kurumunuzun ihtiyacına göre değerlendirelim.
Excel ve E-posta ile Yürüyen Onaylar Nasıl Dijitalleşir?