Türkiye
Doxis Türkiye - operated by SOFTAY YAZILIM VE BİLİŞİM TEKNOLOJİLERİ LİMİTED ŞİRKETİ, an exclusive business partner DOXIS
Demo talebi
DOXIS TÜRKİYE · UYGULAMA REHBERİ
İş akışı, bir işi tamamlamak için görevlerin, sorumluların ve kararların belirli kurallarla ilerlemesidir. Workflow yönetimi ise bu ilerleyişi tasarlamayı, takip etmeyi ve iyileştirmeyi kapsar.
Bir süreci dijitalleştirmeden önce işin nasıl ilerlediğini açıklayın. Süreci başlatan olay, görevleri üstlenen roller ve tamamlanma koşulu açık olmalıdır. Örneğin satın alma talebinde başlangıç olayı bir ihtiyacın iletilmesidir. Süreç, tanımlanan kapsamına göre talebin onaylanmasıyla veya siparişin oluşturulmasıyla bitebilir.
Workflow, belirli bir işin görev sırasını ve yönlendirme kurallarını ele alır. İş süreçleri yönetimi (BPM) ise süreçlerin analizini, tasarımını, ölçümünü ve sürekli iyileştirilmesini kapsayan daha geniş bir yaklaşımdır. Örneğin fatura onayının kimden kime gittiği bir workflow konusudur. Faturaların neden beklediğini incelemek ve kontrol yöntemini yeniden tasarlamak BPM çalışmasının parçasıdır.
Her adımı otomatikleştirmek gerekmez. Standart kontrolleri yazılım yapabilir; ticari değerlendirme veya uzman görüşü gerektiren adımları insanlar yürütür. İyi tasarım, iki çalışma biçimi arasındaki geçişi açık tutar.
Satın alma talebi: Çalışan ihtiyacı ve eklerini iletir. Yönetici gerekçeyi değerlendirir. Kurumun belirlediği koşullarda ek mali onay istenir. Satın alma ekibi kabul edilen talebi işleme alır. Eksik bilgide talep gerekçesiyle çalışana döner.
Sözleşme inceleme: İş birimi taslağı açar. Hukuk ve ilgili uzmanlar değerlendirme yapar. Güncel sürüm yetkili yöneticinin onayına gider. İmza ve saklama adımlarının kapsamı kurumun uygulamasına göre belirlenir.
Fatura kontrolü: Finans ekibi faturayı alır. Belge ve işlem bilgileri kontrol edilir. Gerekli durumlarda sipariş ve teslim kayıtlarıyla karşılaştırılır. Uyuşmazlıklar incelenir; uygun faturalar tanımlı onay sürecine ilerler.
Önce bir başlangıç ve bitiş seçin. Ardından işin normal yolunu yazın. Her görevin girdisini ve beklenen sonucunu belirleyin. Sonra normal yoldan ayrılan durumları ekleyin. Ret, geri gönderim ve düzeltme seçenekleri anlaşılır olmalıdır.
Örneğin yalnızca “yönetici onaylar” demek yeterli değildir. Yöneticinin hangi bilgiye bakacağını, ne kadar sürede karar vermesinin beklendiğini ve yokluğunda kimin devreye gireceğini de belirleyin. Kurallar kişilerin adlarına bağımlı kalırsa organizasyon değişikliklerinde bakım zorlaşabilir.
Bir onay görevinin yanında ilgili belgenin güncel sürümü bulunmalıdır. Aksi hâlde çalışan doğru görevi yanlış dosyayla değerlendirebilir. Doküman onay sistemi; sürümü, görüşleri ve kararı birlikte ele almanıza yardımcı olur. Dosyaya erişim yetkisini de görev yetkisinden ayrı olarak kontrol edin.
Başlangıçta aynı ölçüleri mevcut süreç için kaydedin. Otomasyon sonrasında aynı kapsam ve benzer işlem türleriyle karşılaştırın. Böylece bir adımın hızlanmasının başka bir ekipte bekleme yaratıp yaratmadığını görebilirsiniz.
Doxis iş akış yazılımı dokümanları ve süreç görevlerini birlikte ele alır. SAP entegre iş akışı ihtiyacında ise işlem ve belge bağlantılarını ayrıca planlarız. Çözüm seçimi öncesinde iş akış yazılımı seçim rehberindeki soruları kendi senaryonuz üzerinden değerlendirebilirsiniz.
Mevcut onay akışınızı, kullandığınız uygulamaları ve yaşadığınız beklemeleri paylaşın. Softay ekibiyle Doxis çözüm kapsamını kurumunuzun ihtiyacına göre değerlendirelim.
İş Akış Yazılımı Seçerken Nelere Dikkat Edilmeli?